Politique de Homewood Santé inc. concernant la protection des renseignements personnels

Introduction

Pour Homewood Santé inc. (Homewood) et ses filiales les Cliniques Homewood et le Centre de santé Homewood, la protection de la vie privée revêt une importance capitale. Nous savons que la confidentialité constitue l’une des plus grandes préoccupations de nos clients* et nous protégeons la vie privée de toute personne qui utilise nos services, y compris notre site Web.

Homewood est tenue de se conformer aux lois en vigueur dans les juridictions où elle exerce ses activités. Nous avons élaboré la présente politique afin de démontrer à nos clients notre respect de leur vie privée et la valeur que nous accordons aux renseignements personnels qu’ils nous confient.

Les dix principes de Homewood en matière de protection des renseignements personnels

1. Responsabilisation : Homewood Santé est responsable de la tenue et de la protection de tout renseignement personnel placé sous sa garde. Homewood a désigné une personne responsable de la conformité de l’organisation avec la présente politique de protection des renseignements personnels et les principes qui la sous-tendent. La conformité de Homewood aux dispositions de sa politique incombe au responsable de la protection des renseignements personnels de Homewood, lequel peut être joint par courriel à l’adresse confidentialite@homewoodsante.com ou par la poste au Centre de santé Homewood, 150, Delhi Street, Guelph (Ontario) N1E 6K9, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels. Homewood peut déléguer d’autres employés pour agir au nom du responsable de la protection des renseignements personnels ou pour assumer la responsabilité quotidienne de la collecte ou du traitement de ces données.

2. Détermination de l’objet de la collecte de renseignements personnels : nous informons nos clients des fins auxquelles nous recueillons leurs renseignements personnels, et ce, avant ou au moment de les obtenir.

Homewood n’utilisera pas les renseignements personnels de ses clients sans leur consentement ni à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis. Elle peut recueillir, utiliser, transmettre ou traiter des renseignements personnels obtenus de ses clients ou de la population en général à des fins diverses, notamment :

a)pour fournir à ses clients les services auxquels elle s’est engagée avec leur employeur à leur fournir;

b)pour mener des études sociologiques ou de marketing quantitatives ou qualitatives;

c)pour répondre aux questions et demandes;

d)pour organiser des concours et des promotions;

e)pour communiquer avec ses clients au besoin (avec leur permission préalable);

f)pour répondre aux exigences juridiques et réglementaires ou à d’autres fins exigées ou autorisées par la loi ou en vertu de la loi;

g)pour développer, maintenir et modifier ses sites Web et ses plateformes de médias sociaux.

Lorsque les renseignements personnels recueillis doivent être utilisés ou communiqués à des fins non préalablement définies, les nouvelles applications seront expliquées au client et le consentement de celui-ci devra être obtenu avant l’utilisation ou la communication de ladite information, sauf si les nouvelles applications sont permises ou requises par la loi.

3. Obtention du consentement du client pour recueillir, utiliser ou transmettre des renseignements personnels : Homewood s’engage à ne recueillir, utiliser ou transmettre les renseignements personnels de ses clients qu’avec leur connaissance et consentement, sauf lorsque ces renseignements sont requis ou permis par la loi.

Dans le cadre de l’obtention de ce consentement, Homewood fera des efforts raisonnables pour s’assurer que le client est informé des fins auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou transmis, et ces applications seront exprimées d’une manière qui peut être normalement comprise par le client.

Homewood demandera généralement ce consentement au client au moment de recueillir des renseignements à son sujet. Il se peut toutefois qu’elle lui demande ce consentement après avoir recueilli ses renseignements personnels, mais le consentement sera toutefois demandé avant d’utiliser l’information ou de la transmettre. Pour déterminer le type de consentement requis, Homewood prendra en compte la sensibilité des renseignements recueillis et le bien-fondé des attentes du client.

4. Limite à la collecte des renseignements personnels : Homewood limite la collecte des renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires pour servir aux fins déterminées, et les recueille de manière régulière et dans le respect de la légalité. Homewood limite la quantité et le type de renseignements personnels qu’elle recueille à ceux qui sont nécessaires aux fins déterminées.

5. Limite à l’utilisation, à la transmission et à la conservation des renseignements personnels : Les renseignements personnels des clients ne seront utilisés ou communiqués qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si le client a consenti à d’autres fins ou lorsque la loi le permet ou l’exige. Nous nous engageons à ne pas divulguer, échanger, louer, vendre ou transférer de quelque façon que ce soit des renseignements personnels sans le consentement du client, sauf prescription contraire établie dans les présentes. Nous ne conserverons les renseignements personnels des clients qu’aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

Homewood peut transmettre les renseignements personnels d’un client aux entités suivantes :

a)un autre client de Homewood à qui le client a consenti à ladite transmission;

b)une tierce partie engagée par Homewood pour exercer des fonctions en son nom;

c)une autorité publique ou un agent d’une autorité publique si, de l’avis raisonnable de Homewood, il semble exister un danger imminent pour la vie d’une personne ou pour des biens qui pourrait être évité ou minimisé par la divulgation de ces renseignements;

d)une ou plusieurs tierces parties, lorsque le client consent à la divulgation ou que celle-ci est requise ou permise par la loi.

L’accès aux renseignements personnels des clients est réservé aux employés de Homewood qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions habituelles l’exigent.

Homewood ne conserve les renseignements personnels de ses clients que tant qu’ils sont nécessaires ou pertinents pour les fins précisées ou tel que requis par la loi. Homewood mettra en place un système de contrôle, un échéancier et des pratiques raisonnables et systématiques de tenue et de destruction des documents et renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins précisées ni requis par la loi. Ces documents et renseignements seront détruits, effacés ou anonymisés.

6. Exactitude des renseignements personnels : nous conserverons les renseignements personnels recueillis d’une façon aussi exacte, complète et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Afin de minimiser la possibilité que des renseignements incorrects puissent lui servir à prendre une décision concernant un client, Homewood n’utilisera que les renseignements personnels suffisamment exacts, complets et à jour.

7. Mesures de sécurité : Homewood protégera les renseignements personnels obtenus à l’aide de mesures de sécurité adaptées à la sensibilité de l’information recueillie. Elle a mis en place des mesures visant à protéger les renseignements personnels de ses clients ainsi que des garanties administratives, techniques et physiques suffisantes pour protéger l’information sous sa garde et son contrôle. Homewood Santé protégera les renseignements recueillis contre des risques comme : perte ou vol, accès non autorisé, divulgation, copie, utilisation, modification ou destruction, et ce, grâce à des mesures de sécurité appropriées, quel que soit le format dans lequel sont conservés ces renseignements. Cependant, aucune collecte ou transmission d’information telle que des adresses électroniques transmises par Internet ou autres réseaux de communication accessibles par le public ne peut être entièrement sûre. Par conséquent, nous ne pouvons assurer ni garantir la sécurité de ces renseignements.

Homewood a adopté des processus de tenue des dossiers conçus pour conserver l’information de ses clients pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire pour satisfaire aux fins susmentionnées ou à des exigences juridiques.

Homewood protégera les renseignements personnels qu’elle transmet à des tiers par des ententes contractuelles en précisant la nature confidentielle des renseignements et les fins auxquelles ils doivent être utilisés. Les employés de Homewood sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements personnels des clients.

8. Transparence concernant nos politiques et procédures : Nous donnons facilement accès à nos clients à toute l’information sur nos politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels. Nous facilitons l’interprétation de l’information au sujet nos politiques et procédures, y compris les renseignements suivants :

a)le titre et l’adresse de la (des) personne(s) responsable(s) de l’adhésion à la politique de confidentialité de Homewood et de celle à qui les demandes doivent être acheminées;

b)les moyens d’accéder aux renseignements personnels détenus par Homewood;

c)la description des types de renseignements personnels détenus par Homewood et un aperçu général de leur utilisation;

d)la description du type de renseignements personnel mis à la disposition d’organisations apparentées.

9. Accès des clients à leur dossier : Nous informerons nos clients sur demande de l’état de leur dossier, de l’usage qui en est fait et de la transmission éventuelle de leurs renseignements personnels, et leur donnerons accès à ceux-ci. Les clients pourront ainsi vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de leurs renseignements et les modifier au besoin. Les clients peuvent s’informer sur leur dossier ou demander l’accès à celui-ci en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Homewood. Celui-ci informera le client, sur demande écrite, de l’état de son dossier, de l’usage qui en est fait et de la transmission éventuelle de ses renseignements personnels, et lui donnera accès à son dossier.

Dans certains cas, Homewood peut ne pas être en mesure de fournir à un client l’accès à ses renseignements personnels, par exemple lorsque cela risque de révéler des renseignements personnels sur un tiers ou si elle a un doute raisonnable que cela risquerait de menacer la vie ou la sécurité d’une autre personne ou encore lorsque la divulgation révélerait des renseignements commerciaux confidentiels.

Afin de protéger les renseignements personnels de nos clients, nous pourrions poser au demandeur certaines questions dans le but de vérifier son identité. Ainsi, Homewood lui demanderait de fournir des preuves d’identification suffisantes pour lui permettre de se renseigner sur l’état, l’utilisation et la divulgation de son dossier, et de lui en autoriser l’accès. Les questions posées serviront à cette fin et à nulle autre.

Sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi, un client pourra demander l’accès à son dossier, ainsi que la mise à jour et la correction d’inexactitudes éventuelles, en nous envoyant une demande par courriel ou par la poste aux coordonnées figurant ci-dessous. Homewood corrigera ou complètera les renseignements personnels inexacts ou incomplets et prendra en note toute divergence non résolue. Le cas échéant, Homewood transmettra les renseignements modifiés ou l’information divergente non résolue aux tiers ayant accès aux renseignements personnels du client. 

10. Contestation de la conformité de Homewood avec les normes établies : Le client peut faire part à Homewood de toute question, plainte ou suggestion concernant la conformité de celle-ci avec les principes énoncés ci-dessus. Homewood met à la disposition de ses clients des procédures visant à répondre aux demandes ou plaintes reçues concernant le traitement des renseignements personnels et informera le client, sur demande écrite de celui-ci, de l’existence de ces procédures et de l’accès à celles-ci.

La ou les personne(s) responsable(s) de la conformité à la Politique sur la protection des renseignements personnels pourrait (pourraient) solliciter un avis externe, le cas échéant, avant de fournir une réponse finale aux plaintes de clients. Homewood examinera toutes les plaintes concernant le respect de sa Politique sur la protection des renseignements personnels. Si une plainte est jugée fondée, Homewood prendra les mesures appropriées pour y remédier, y compris la modification de ses politiques et de ses procédures, s'il y a lieu. Le demandeur sera informé des résultats de l’enquête relative à sa plainte.

Protection des renseignements personnels sur Internet

En plus des principes de confidentialité énoncés ci-dessus, Homewood a mis en place des pratiques et politiques de confidentialité pour ses sites Web, notamment les sites Web du Centre de santé et du siège social de Homewood, ainsi que ceux mis à la disposition de leurs employés, assureurs, cliniciens et clients. Nous avons décrit ci-dessous la façon dont Homewood recueille, utilise, transmet et traite l’information concernant ses clients et dont elle gère les renseignements personnels recueillis par l’intermédiaire de ses sites Web, notamment :

ainsi que tous ses autres sites Web, pages de médias sociaux, sites Web internes, intranet et toute application mobile (appelés collectivement le « site Web »).

Les visiteurs de notre site Web peuvent habituellement consulter notre site sans s’identifier ni fournir de renseignements personnels. Cependant, Homewood pourrait recueillir des renseignements généraux anonymes sur les visiteurs de son site, y compris la date et l’heure de la visite, les pages du site consultées, le type de navigateur utilisé, l’adresse de protocole Internet (IP) de leur appareil, le nombre de clics effectués au cours de leur visite, le type d’appareil qu’ils ont utilisé, leur emplacement géographique général (état, province ou pays), les annonces ou les vidéos qu’ils ont visionnées et le nom de leur fournisseur de services Internet.

En aucun cas elle ne lie l’adresse IP d’un visiteur à ses renseignements personnels. Elle n’utilise l’information recueillie que pour faire en sorte que ses futures visites soient plus faciles et plus productives.

Sur son site Internet, Homewood utilise des données de navigation par le biais de « témoins ». Les témoins sont des fichiers de texte qu'un site Web peut utiliser pour reconnaître les visiteurs habituels. Les témoins permettent de reconnaître ces visiteurs et de leur fournir plus rapidement un contenu personnalisé ou de leur accorder libre accès au site. En activant ces témoins, les visiteurs n’ont pas à fournir de nouveau des renseignements déjà saisis.

L’information recueillie à l’aide des témoins nous aide également à mesurer l’utilisation de notre site Web. Cette information nous permet de suivre l’utilisation qui est faite de notre site et de compiler ces données afin d’améliorer celui-ci. La compilation fait en sorte qu’aucun utilisateur particulier n’est identifié. Les témoins attribuent à chaque utilisateur un numéro unique qui n’a aucune signification hors du site qu’il visite. Il est facile de désactiver les témoins. La plupart des navigateurs sont dotés d’une fonction qui permet à l’utilisateur de refuser les témoins ou qui l’avertissent lorsque des témoins lui sont envoyés. Toutefois, le site ne fonctionnera pas correctement sans ces témoins. L’activation des témoins garantit une visite facile et efficace de notre site Web.

Celui-ci peut contenir des liens vers des sites n’appartenant pas à Homewood et qui ne sont pas exploités par elle. Sauf indications contraires mentionnées dans le présent document, Homewood ne transmettra pas les renseignements personnels d’un client à ces tierces parties sans son consentement. Homewood propose à l’utilisateur des liens vers des sites tiers pour lui en faciliter la consultation. Elle ne le fait pas dans le but de recommander ces sites. Les sites tiers font état de déclarations de confidentialité, d’avis et de conditions d’utilisation distincts et indépendants que nous recommandons à nos clients de lire attentivement. Nous n’avons aucun contrôle sur ces sites tiers, et n’assumons par conséquent aucune responsabilité ou obligation dans la manière dont les organisations qui les exploitent peuvent recueillir, utiliser, transmettre, sécuriser ou traiter de quelque autre façon que ce soit les renseignements personnels de nos clients.

Confidentialité des courriels

Homewood ne transmettra ni ne fournira à des tiers l’accès aux adresses recueillies sur ces pages d’inclusion par courriel. Tous les enregistrements sont stockés et sécurisés sur un serveur affilié à la société Amazon Web Services, SARL, aux États-Unis*. Tel qu’il est mentionné à la section 7 – Mécanismes de sécurité –, aucune collecte ou transmission d’information, comme la transmission d’adresses électroniques par Internet ou par d’autres réseaux de communication accessibles par le public ne peut être entièrement sûre. Par conséquent, nous ne pouvons garantir la sécurité de ces renseignements.

Nos clients peuvent à tout moment se désabonner des messages électroniques de Homewood, y compris des courriels publicitaires.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES

N’hésitez pas à communiquer avec nous si :

  • a)vous avez des questions à poser ou des commentaires à faire sur cette politique ou sur la façon dont Homewood protège votre vie privée;
  • b)vous souhaitez cesser de recevoir des publicités ou des courriels, ou souhaitez accéder à vos renseignements personnels afin de les mettre à jour ou d’en corriger les erreurs éventuelles;
  • c)vous avez une question ou plainte à formuler au sujet de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.

Nous vous recommandons de consulter périodiquement la présente politique car nous pourrions la modifier ou la mettre à jour de temps à autre. Le cas échéant, nous publierons la politique révisée sur notre site Web à l’adresse www.homewoodsante.com. Cette politique ne couvre pas les renseignements personnels recueillis ou détenus par Homewood sur ses employés.

Pour obtenir plus d’information au sujet de la politique de protection des renseignements personnels de Homewood, veuillez communiquer avec nous par courriel à : confidentialite@homewoodsante.com ou par la poste à : Centre de santé Homewood, 150, Delhi Street, Guelph (Ontario) N1E 6K 9, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.

*Homewood Santé reconnaît par les présentes que le fournisseur de services a adopté la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada ou d’autres lois ou règlements provinciaux ou municipaux réputés être fondamentalement similaires, et confirme qu’il y adhère.